Trong mọi tổ chức đều có nhiều mức quản lí. Bạn có mức điều hành. Đây là những người làm các quyết định cho công ti. Bạn có quản lí cấp trung. Đây là những người làm các quyết định chiến thuật cho công ti. Rồi bạn có quản lí vận hành. Đây là những người làm các quyết định vận hành cho công ti. Rồi bạn có những người không quản lí, những người làm các công việc. Cho nên về căn bản bạn có bốn mức trong cấu trúc tổ chức của công ti.
Trong mọi công ti bạn đều có người quản lí điều hành. Người quản lí điều hành là người làm các quyết định chiến lược cho công ti. Một cách điển hình trong công ti bạn có chủ tịch công ti hay giám đốc điều hành CEO. Đây là những người làm quyết định cho công ti.
Nhưng ngày nay bạn cũng có giám đốc thông tin hay CIO. Lí do là doanh nghiệp cần công nghệ thông tin với ai đó có thể bắc cầu qua kẽ hở giữa doanh nghiệp và công nghệ thông tin. Vậy nên vai trò của người quản lí hệ thống thông tin có lí do để gần như cao ngang chủ tịch, cao ngang giám đốc điều hành. CIO thường là nhân vật số hai hay số ba trong mọi công ti, người rất quan trọng trong công ti.
Tại mức quản lí cấp trung thường bạn có hoặc phó chủ tịch hoặc giám đốc hoặc người quản lí cấp cao. Đây là những người làm các quyết định chiến thuật. Các quyết định này được làm bởi những người làm quyết định trên cơ sở hàng quí hay hàng tháng. Đây là những người kiểm soát ngân sách, kiểm soát chi tiêu, kiểm soát kinh doanh của công ti.
Với mọi giám đốc doanh nghiệp bạn cũng có giám đốc quản lí hệ thống thông tin. Đây là những người quản lí hệ thống thông tin ở mức chiến thuật. Vậy nên lần nữa với mọi vị trí bạn có trong doanh nghiệp, bạn đều có vị trí tương đương về công nghệ thông tin.
Ở quản lí vận hành, đây là những người quản lí tuyến sản xuất, người quản lí dự án. Đây là những người làm cho doanh nghiệp chạy. Bạn cũng có những người quản lí công nghệ thông tin, bạn có những người quản lí tuyến công nghệ thông tin tương đương.
Ngày nay trong mọi doanh nghiệp, từ quan điểm doanh nghiệp bạn có người quản lí, bạn cũng có người quản lí hệ thống thông tin tương đương. Vậy là bạn có một nhóm người về căn bản tương đương, những người quản lí doanh nghiệp phía này và phía kia là những người hỗ trợ cho doanh nghiệp và hỗ trợ cho chiến lược của công ti. Trong mọi công ti ngày nay, bạn có người doanh nghiệp bên cạnh người công nghệ thông tin cùng làm việc với nhau. Mọi công ti lớn nhỏ ngày nay đều được vận hành theo cách này.
Tôi hiểu rằng một số trong các bạn có thể chưa nhìn ra loại cấu trúc đó, nhưng đây là những điều đang xảy ra trên khắp thế giới. Vậy điều rất quan trọng là hiểu vai trò của cấp quản lí hệ thống thông tin. Làm sao những vai trò đó tiến hoá qua nhiều năm và chiếm vị trí rất quan trọng trong mọi công ti, trong mọi doanh nghiệp?
Quản lí hệ thông tin về căn bản có ba mức: mức điều hành, đây là CIO, giám đốc thông tin hay chủ tịch. Những người này làm các quyết định hay các quyết định chiến lược về sản phẩm và dịch vụ mà họ sẽ cung cấp cho công ti.
Mức quản lí cấp trung, đây là những phó chủ tịch, hay giám đốc hay người quản lí cấp cao. Đây là những người chăm nom các chương trình và kế hoạch cho những người điều hành cấp cao. Và rồi còn có người quản lí vận hành, đây là những người quản lí doanh nghiệp hàng ngày. Đây là những người quản lí dự án, đây là các đơn vị doanh nghiệp, đây là những người vận hành các hoạt động hàng ngày, người quản lí mọi người, các công nhân, các kĩ sư công nghệ thông tin. Đây là những người làm việc kinh doanh hàng ngày.
Hoặc bạn bán cái gì đó cho khách hàng hoặc bạn cung cấp dịch vụ cho khách hàng đều được. Bạn có hai khu vực: sản phẩm và dịch vụ là điều rất quan trọng mà sinh viên cần hiểu và phân biệt giữa hai khu vực này. Bạn tạo ra sản phẩm, sản phẩm có thể là bất kì cái gì. Và bạn cung cấp dịch vụ, dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng.
Vậy nên nếu bạn là công ti chế tạo, bạn bán cái gì đó, bạn tạo ra cái gì đó, cái đó là sản phẩm. Nhưng khi bạn cung cấp dịch vụ, bạn hỗ trợ cho việc bán hàng, bạn hỗ trợ việc bảo trì sản phẩm, họ gọi việc đó là dịch vụ.
Công nghệ thông tin là các hoạt động sẽ làm cho việc tạo ra sản phẩm và dịch vụ thành có thể, tạo khả năng cho doanh nghiệp đạt tới mục đích. Và tất nhiên mục đích của doanh nghiệp là lợi nhuận, là làm ra tiền. Nếu bạn là doanh nhân, và bạn không làm ra tiền, bạn thất bại, chứ còn sao nữa. Bạn phải đóng doanh nghiệp, bạn không thể vận hành được doanh nghiệp và mất tiền. Giá trị của doanh nghiệp là ở chỗ bao nhiêu tiền, bao nhiêu ích lợi bạn tạo ra, bao nhiêu giá trị bạn tạo ra cho doanh nghiệp.
Cho nên điều rất quan trọng là doanh nghiệp và công nghệ thông tin phải được tích hợp lại, hay gióng thẳng nhau. Chúng phải trộn lẫn nhau thành một để tạo ra ưu thế cạnh tranh cho công ti. Vì không có công nghệ thông tin doanh nghiệp vận hành theo cách rất cổ, rất không hiệu lực, rất chậm. Và tất nhiên ngày nay bạn không thể vận hành doanh nghiệp chậm được, bạn phải vận hành doanh nghiệp hai mươi bốn giờ – bẩy ngày một tuần. Bạn phải vận hành chúng rất rất nhanh, rất hiệu lực, cho nên bạn thực sự cần tới công nghệ thông tin.
Bạn không thể nói công nghệ thông tin phải hỗ trợ cho tôi, bạn phải nói công nghệ thông tin và hệ thống doanh nghiệp phải làm việc cùng nhau, phải tích hợp đầy đủ. Đó là việc doanh nghiệp và công nghệ thông tin phải là một phần của nhau, phải đứng cạnh nhau. Để làm được điều đó, vì công ti sẽ tạo ra sản phẩm, bán sản phẩm và rồi tạo ra dịch vụ, cho nên công nghệ thông tin cũng được phân chia thành hai nhóm khác nhau: một nhóm được gọi là phát triển, nhóm kia được gọi là vận hành.
Nhóm phát triển sẽ phân tích nhu cầu doanh nghiệp, xác định năng lực, và xây dựng giải pháp phần mềm để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Nhưng một khi việc phát triển được hoàn tất, việc cho chạy, việc bảo trì phần mềm sẽ là trách nhiệm của nhóm vận hành. Nhóm vận hành hay nhóm bảo trì ngày nay họ gọi chung là dịch vụ. Nhóm này hội tụ vào điều công nghệ thông tin có thể làm cho doanh nghiệp. Và nó sẽ giúp quản lí doanh nghiệp một cách hiệu quả và hiệu lực bằng việc giữ cân bằng chi phí, thời gian và chất lượng.
Đây là khái niệm rất quan trọng và tôi muốn nói lại nữa vì bạn sẽ thấy rằng trong công nghệ thông tin bao giờ cũng có hai chức năng then chốt: chức năng phát triển và chức năng vận hành. Trong công ti điển hình nhóm phát triển là tương đối nhỏ, nhóm vận hành hay dịch vụ là rất lớn vì họ tạo khả năng cho doanh nghiệp. Nhóm phát triển hội tụ vào tạo ra giải pháp, nhóm vận hành hội tụ vào tạo khả năng cho doanh nghiệp bằng việc dùng các giải pháp đó để giúp cho doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
Ngày nay nhiều lí thuyết, sách giáo khoa hàn lâm đang hội tụ phần lớn vào phát triển giải pháp. Nhưng họ không hiểu dịch vụ hay vận hành. Nhưng vận hành mới là phần quan trọng nhất vì chúng là điều được tích hợp đầy đủ với doanh nghiệp, hỗ trợ cho doanh nghiệp, vận hành doanh nghiệp hàng ngày. Chúng là việc vận hành của công ti trong khi nhóm phát triển chỉ mang tính rất chiến thuật, là các giải pháp cho doanh nghiệp.
Nếu bạn cần làm cái gì đó, nhóm phát triển sẽ tạo ra giải pháp, có thể là viết ra ứng dụng phần mềm giúp bạn làm cái gì đó nhanh chóng. Nhưng khi họ hoàn thành việc thực hiện, công việc cho chạy phần mềm, hỗ trợ doanh nghiệp, thu thập dữ liệu và tạo khả năng cho doanh nghiệp thuộc vào nhóm vận hành. Vậy nên mọi tổ chức CNTT đều có nhóm phát triển và nhóm vận hành.
—English version—
Information technology organization – Part 2
So in every organization you have several levels.
You have the executive level.
These are the people who are making decisions for the company.
You have the middle level management.
These are the people who are making tactical decisions for the company.
Then you have the operational management.
These are the people who making operational decisions for the company.
Then you have non-management people, the people who are doing the works.
So basically you have four levels of organization structure in every company.
In every company you hae executive management.
Executive management is one who make strategic decisions for the company.
Typically in a company, you have a president of the company or the chief executive officer CEO.
These are people who make decisions for the company.
But today you also have a chief information officer or CIO.
The reason is the business need information technology with someone who can bridge the gap between the business and the information technology.
So the role of information system management has a reason to be almost as high as the president, as high as the chief executive officer.
CIO is usually the number two or number three in every company, very important people in the company.
At the level of the middle level management ussually you have either vice prsident or a director or a senior manager.
These are the people who make tactical decisions.
These are decisions made by people who make decisions on a quarterly basic or monthly basic.
These are the people who control the budget, control spending, control the business of the company.
So for every director of the business you also have director of information system management.
These are the people who manage the information system at the tactical level.
So again for every position you have in a business, you have an equivalent position on the information technology.
At the operational management, these are the line managers, the project managers.
These are the people who run the business.
You also have information technology managers, you have information technology line managers and project managers on equivalent.
So today in every business, from a business point of view you have a manager, you also have an equivalent information system management.
So you are having a group purposes of people who are equal basis, who run business the other one is support the business and support the strategic of the company.
So throughout every company today, you have side by side business people and information technology people work together.
So this is the way, the way almost every large companies and small companies today are operated that way.
I understand that some of you may not see that kind structure yet, but these are things that are happening at all over the world.
So it is very important to understand the role of information system management.
How those roles have involved througout the years and occupy very important position in every company, in every business?
Information system management have basically three levels: executive level, these are CIO, chief information officer or president.
These people make decisions or a strategic decisions about the products and the services, that they will provide in the company.
You have the middle level management, these are the vice presidents, or directors or senior managers.
These are people who run programs, and plan for the senior executives.
And then you have operational managers, these are the people who run day to day business.
These are project managers, these are the business units, these are people who run day to day activities, who are managing the people, the workers, the information technology engineers.
These are people who work at the day to day business.
So you have three levels: the strategic level, the tactical level, and the operational level.
Those are the ways today we structure information technology management into three levels.
At the highest level, or at the business level, the business process, the way the company does business were defined the activities that requires information to support them, to create either a product or a service to the customers.
Either you sell something to the customers or you provide services to the cusomers, okay.
You have two areas: products and service is very important for the student to understand and distinguish between those too.
You create a product, the product can be anything.
And you provide a service, the service supports the customer.
So if you are a manufacturing company, you are selling something, you create something, that is a product.
But when you provide a service, you support the selling, you support the maintenance of the product, they call services.
Information technology are the activities that will make the creation of a product and services possible, the enabling the business to achieve the goal.
And of course the goal of business is profit, is making money.
If you are a business, and you don’t make money, you lose, right.
You have to close the business, you cannot operate business and losing money.
So the value of the business is how much money, how much benefit that you are create, how much value that you create for the business.
So it is very important for the business and the information technology integrating or alignment.
They have to fuse into one to create a competitive advantage for the company.
Because without the information technology the business operates at a very old way, very inefficient, very slow.
And of course today you cannot operate business slowly, you have to operate the business twenty four hours seven day a week.
You have to operate them very very fast, very efficient, so you do need information technology.
So you cannot say information technology support me, you have to say information technology system and business system have to work together, have to full integrate.
That is what business information technology have to be a part of each other, side by side.
So to do that, because the company will create a product, selling the products, and then creates a service, so information technology is also devided into two different groups: one group is called development, the other group is called operation. Okay.
The development group will analyze business needs, determine the capability, and build the software solutions to support the business.
But once development is completed, the running, the maintenance of the software will become the responsibility of the operational group.
The operational group or maintenance group are today they call services.
They focus on what information technology can do for the business.
And it will help to manage the business efficiently and effectively by balancing the cost, the time, and the quality.
This is very important concept and I want to go over again because you will see that in information technology there are always two key functions: the development function and the operational function.
In a typical company the development groups are relatively small, the operation or service groups are very big because they are enabling the businesses.
The development group are focusing on creating the solutions, the operation group is focus on enabling the business by using those solutions to help the business operate efficiently. Okay.
So today a lot of theories, textbooks academic are focus mostly on the development of solutions.
But they don’t understand the services or the operations.
But the operation is one that is more important because they are the one that are fully integrated with business, supporting the businesses, running the day to day business.
They are operational of a company when the development groups are very much tactical, the solutions for the business.
So if you need to do something, the development group will create solutions, maybe write a software application that help you to do something fast.
But when they complete the implementation, the job of running the software, operating the software, supporting the business, collecting data and enabling the business belong the operation group.
So every IT organization has a development group and operation group.