Tương tác với các thành viên tổ

Người phát triển phần mềm bao giờ cũng tương tác với những người khác như thành viên tổ, người lãnh đạo tổ, người quản lí dự án, người dùng và khách hàng. Trong công nghiệp phần mềm, kĩ năng trao đổi là rất quan trọng. Người phát triển phải có năng lực tương tác với mọi người theo cách kính trọng quyền và ý kiến của người khác trong khi vẫn bảo vệ quyền riêng của bạn. Tuần trước, một cựu sinh viên phàn nàn với tôi rằng cho dù cô ấy làm việc rất chăm chỉ nhưng ai đó khác vẫn thường cướp công của cô ấy. Sau khi hỏi cô ấy vài câu hỏi chi tiết về tình huống, tôi bảo cô ấy rằng cho dù cô ấy rất giỏi trong thiết kế, viết mã, và kiểm thử nhưng không thể để tình trạng trao đổi kém của cô ấy với tổ cô ấy và người quản lí của cô ấy được. Bởi vì cô ấy hiếm khi nói ra cái gì nên ai đó khác trong tổ cô ấy lợi dụng điều đó và cướp công cô ấy. Cô ấy thừa nhận rằng cô ấy thường ngồi yên tĩnh và ưa thích làm việc một mình bởi vì cô ấy nhút nhát. Là một người châu Á, cô ấy được dạy phải lễ phép và kính trọng cho nên trong cuộc họp tổ, cô ấy hiếm khi nói với bất kì ai vì cô ấy không biết nói gì.

Tôi bảo cô ấy: “Khi bạn bắt đầu làm việc trong công nghiệp phần mềm, kĩ năng kĩ thuật chiếm 70% và kĩ năng mềm chiếm 30% của tổng kĩ năng của bạn. Sau vài năm, kĩ năng mềm chiếm 50% các kĩ năng của bạn rồi khi bạn đạt tới vị trí cao hơn như người quản lí dự án hay giám đốc thì kĩ năng mềm là 70%. Bạn cần hiểu rằng các thành viên tổ sẽ đánh giá bạn theo cách bạn tương tác với họ. Bạn phải đổi cách nghĩ và thái độ của bạn vì bạn có quyền được nghe và ý kiến của bạn được xem xét. Nếu bạn sợ nói ra, tự hỏi mình “Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì nếu mình nói ra ý kiến của mình?” Trong thế giới cạnh tranh này, có những người sẽ lợi dụng người khác và bạn không muốn là nạn nhân của họ. Bạn không phải tranh đấu với họ nhưng bạn phải sẵn lòng diễn đạt ý kiến và cảm giác của bạn bằng việc nói cái gì đó cho người quản lí của bạn kiểu như “Tôi đã làm loại việc này, tôi đã hoàn thành điều đó trong lịch biểu và tôi muốn ông biết” hay “Vì tôi đã làm việc này và tôi muốn thảo luận thêm với ông về phân công việc tiếp.” Trong làm việc tổ, bạn có thể yêu cầu sự giúp đỡ nếu bạn cần hay sẵn lòng giúp ai đó nhưng có thể có lúc bạn cũng phải nói “Không” với ai đó nhưng bạn có thể nói theo cách thức tế nhị kiểu như “Tôi muốn giúp anh, nhưng tôi đã có việc mà tôi phải làm cho xong.”

Cô ấy dường như cảm thấy thoải mái với lời khuyên của tôi, cho nên tôi tiếp tục: “Khi người khác nhận ra rằng bạn có cái gì đó muốn nói, họ sẽ nghe. Khi bạn có ý tưởng và gợi ý quan trọng mà mọi người sẽ được lợi bởi việc nghe điều bạn phải nói cho họ thì họ sẽ đối xử với bạn với nhiều kính trọng hơn. Bạn phải đi từng bước dần dần để cải tiến kĩ năng trao đổi của bạn, đặc biệt trong khu vực bạn gặp khó khăn. Điều quan trọng là lắng nghe cẩn thận khi người khác nói nữa. Đừng ngắt lời họ ngay cả khi bạn muốn nói cái gì đó mà đợi cho tới khi họ kết thúc ý nghĩ của họ. Nếu bạn không đồng ý với ý kiến của họ, đừng tranh cãi mà ghi lại và chờ đợi đến lượt bạn nói. Khi bạn có cơ hội nói, đừng nói quá nhanh mà nói một cách lễ phép và rõ ràng. Dùng lời đơn giản và dễ hiểu và tránh các từ kĩ thuật mà mọi người có thể không biết. Trong khi nói, đừng có vẻ quá hùng hổ mà diễn đạt tình cảm của bạn một cách bình thản và rõ ràng. Tránh đọc bản ghi chép của bạn mà nhìn vào mọi người trong phòng. Điều này sẽ giúp cho người khác cảm thấy thoải mái với bạn. Tự tin về điều bạn nói và làm cho tổ của bạn và người quản lí của bạn biết rằng bạn muốn được đối xử bình đẳng và không người nào có thể lợi dụng được.

 

—-English version—-

 

Interaction with team members

Software developers always interact with different people like team members, team leaders, project manager, users, and customers. In software industry, communication skill is very important. Developers must have the ability to interact with people in a manner that respects the rights and opinions of others while also defending your own rights. Last week, a former students complained to me that even she worked very hard but someone else often claimed credit for her works. After asked her several detailed questions about the situation, I told her that even she was very good in designing, coding, and testing but could not communicate well with her team and her managers. Because she rarely said anything then somebody in her team took advantage and claimed credits of her work. She admitted that she often sat quiet and preferred to work alone because she was shy. As an Asian, she was taught to be polite and respectful so in team meetings, she rarely spoke to anyone as she did not know what to say.

I told her: “When you start to work in the software industry, technical skills count as 70% and soft-skills 30% of your total skills. After few years, soft-skills count as 50% of your skills then when you get to higher position such as project manager or director then soft-skills count as 70%. You need to understand that team members will judge you by the way you interact with them. You must change your mind and attitude because you have a right to be heard and your opinions be considered. If you are fearful of speaking up, ask yourself “What is the worst thing that can possibly happen if I speak my opinions?” In this competitive world, there are people who would take advantage of others and you do not want to be their victim. You do not have to fight with them but you must be willing to express your opinions and feelings by saying something to your manager such as “I did this kind of work, I completed that within the schedule and I want you to know” or “Since I did the work and I would like to discuss more with you on the next assignment”. In teamwork, you can ask for help if you need or willing to help somebody but there may be times you also have to say “No” to somebody but you can say in a nice manner such as “I would like to help you, but I already have something that I must work on”.

She seemed to feel comfortable with my advice, so I continued: “When other members realize that you have something to say, they will listen. When you have important ideas and suggestions that everyone will be benefited by listen to what you have to say then they would treat you with more respect. You must take gradual steps to improve your communication skill, especially in the areas you have difficulty with. It is important to listen carefully when others are speaking too. Do not interrupt them even when you want to say something but wait until they finish their thought. If you do not agree with their opinions do not argue but make some notes and wait for your turn to speak. When you have a chance to speak, do not speak too fast but speak politely and clearly. Use simple and easy to understand words and avoid technical words that people may not know. While speaking, do not be too aggressive but express your feelings calmly and clearly. Avoid reading from your notes but look at everyone in the room. This will help others to feel comfortable with you. Be confident on what you are saying and make your team and your manager know that you want to be treated equally and not someone that they can take advantage of.