Skip to content

Cải tiến kĩ năng mềm

Một cựu sinh viên viết cho tôi: “Sau ba năm làm việc như người phát triển phần mềm cho một công ti, em được đề bạt lên làm người quản lí dự án. Em hài lòng nhưng cũng lo nghĩ vì em không biết em cần gì để thành công ở vị trí mới này. Xin thầy lời khuyên.”

 

Đáp: Quản lí dự án là về việc có “nửa” kĩ năng kĩ thuật và “nửa” kĩ năng mềm.  Người quản lí dự án giỏi biết cách làm việc với khách hàng để lấy được yêu cầu, lập kế hoạch dự án tương ứng với ước lượng tốt, và lịch biểu hợp lí, và cách xây dựng tổ hiệu quả những người cam kết làm cho dự án thành công.  Nói cách khác, quản lí dự án hiệu quả là sự cân bằng của kĩ năng kĩ thuật và kĩ năng mềm. Bên cạnh các khía cạnh kĩ thuật, người quản lí dự án phải có khả năng tạo ra quan hệ làm việc tốt trong mọi thành viên tổ, để cho mọi người cùng làm việc hướng tới mục đích chung: Hoàn thành dự án đúng thời gian, trong phạm vi phi phí, và có chất lượng.

Nhiều người tin kĩ năng kĩ thuật là yếu tố quan trọng cho vị trí quản lí và đề bạt những người có kĩ năng kĩ thuật cao mà không xem xét kĩ năng mềm của họ. Ngay cả với những kĩ năng kĩ thuật như quản lí phạm vi dự án, chi phí, rủi ro, và lịch biểu, nhưng không có kĩ năng mềm như lãnh đạo, trao đổi, thương lượng, quản lí xung đột, và động viên, dự án có thể không thành công. Theo kinh nghiệm của tôi, thách thức then chốt cho người quản lí dự án là quản lí con người, không phải kĩ thuật. Một tổ mạnh có thể vượt qua nhiều vấn đề kĩ thuật, nhưng tổ yếu, đầy vấn đề và xung đột, sẽ không bao giờ đạt tới mục đích dự án, bất kể chúng là dễ thế nào.

Nếu bạn chưa phát triển kĩ năng mềm, bạn cần đọc sách về chủ đề này để có ý tưởng cơ bản để giúp bạn cải tiến kĩ năng của bạn. Nhưng nhớ rằng bạn không phát triển kĩ năng mềm từ đọc sách mà bằng thực hành. Bạn phải sẵn lòng thay đổi bản thân bạn nếu bạn thiếu kĩ năng nào đó. Một khi bạn biết nhược điểm của bạn, điều cần với bạn là suy ngẫm về điều bạn đã học từ những cuốn sách này và có hành động cần thiết để thay đổi bản thân bạn. Không ai là hoàn hảo, nhưng nếu bạn sẵn lòng đưa nỗ lực vào thay đổi bản thân bạn, cho dù nó có thể không thoải mái, bạn sẽ phát triển kĩ năng mềm đó.

Là người quản lí dự án mới, bạn nên quan sát những người quản lí thành công khác trong công ti của bạn và xem bạn có thể học được gì từ họ.  Bạn cần học về kĩ năng trao đổi, kĩ năng động viên, kĩ năng tổ chức và điều phối. Bạn cũng có thể quan sát một số người quản lí không có những kĩ năng mềm này. Họ là những người không sẵn lòng đối diện với thách thức, hay không có khả năng quản lí tổ của họ một cách đúng đắn. Đây là những người quản lí bao giờ cũng bận rộn họp hành, giữ cho bản thân họ bận rộn và thường cáu kỉnh về những điều nhỏ nhặt. Có nhiều điều để học chỉ bằng quan sát, để thấy những kĩ năng tốt mà theo cũng như những điều xấu cần tránh, nhưng bạn cần đưa điều bạn học vào thực tế vì cần thời gian để thay đổi và phát triển những kĩ năng này.

Liên tục đi lên trong nghề quản lí, bạn cần kĩ năng lãnh đạo mạnh. Lãnh đạo là khác với quản lí; nó yêu cầu tri thức khác, kĩ năng khác để đạt tới chủ định khác.  Quản lí giải quyết với hiện tại trong khi lãnh đạo giải quyết với tương lai. Quản lí giải quyết với lịch biểu và chi phí trong khi lãnh đạo giải quyết với con người. Quản lí giải quyết với sự kiện và dữ liệu trong khi lãnh đạo giải quyết với ý tưởng và viễn kiến. Trong khi năng lực lãnh đạo không phải là cái gì đó bạn học từ sách vở mà bạn cần kiên nhẫn vì thời gian bạn đầu tư vào cải tiến năng lực lãnh đạo của bạn sẽ xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.

 

—English version—

 

Improving soft skills

A former student wrote to me: “After three years of working as a software developer for a company, I got promoted to project manager. I am happy but also worried because I do not know what do I need to succeed in this new position. Please advise.”

 

Answer: Project management is about having “half” technical skills and “half” soft skills.  A good project manager knows how to work with customers to get requirements, plan a project accordingly with good estimates, and reasonable schedule, and how to build an effective team who commit to making the project succeed.  In another word, an effective project management is a balance of technical skills and soft skills. Besides the technical aspects, the project manager should be able to create good working relations among all team members, so everyone is working toward a common goal: To complete the project on time, within cost, and with quality.

Many people believe technical skills are an important factor for a management position and promote people with high technical skills without considering their soft skills. Even with technical skills such as managing the project’s scope, costs, risks, and schedule, but without soft skills such as leadership, communication, negotiation, conflict management,  and motivation, the project may not succeed. In my experience, the key challenge for a project manager is the management of people, not technical. A strong team can overcome many technical problems, but a weak team, full of problems and conflict, will never achieve the project goals, regardless of how easy they are.

If you have not developed the soft skills yet, you need to read books about this topic to have a basic idea to help you improving your skills. But remember that you do not develop soft skills from reading books but by practice. You must be willing to change yourself if you lack some skills. Once you know your weaknesses, it is necessary for you to reflect on what you have learned from these books and take necessary action to change yourself. No one is perfect, but if you are willing to put in the effort to change yourself, even it may be uncomfortable, you will develop that soft skills.

As a new project manager, you should observe other successful managers in your company and see what you can learn from them.  You need to learn about communication skills, motivation skills, organization and coordination skills. You can also observe some managers who do not have these soft skills. They are the ones who are unwilling to face a challenge, or unable to manage their team properly. These are managers who are always busy in meetings, to keep themselves busy and often get angry about small things. There are a lot to learn just by observation, to see the good skills to follow as well as the bad things to avoid, but you need to put what you learn into practice as it takes the time to change and develop these skills.

To continue to move up a management career, you need strong leadership skills. Leadership is different from management; it requires different knowledge, different skills to achieve a different purpose.  Management deals with the present when leadership deals with the future. Management deals with the schedule and costs when leadership deals with people. Management deals with facts and data when leadership deals with ideas and vision. While leadership is not something you learn from books but you need to be patient because the time that you invest in improving your leadership will be worth the efforts.