Skip to content

Quản lí hệ thông tin trong công ti nhỏ

Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phần của mọi doanh nghiệp và là dẫn lái then chốt cho kinh tế. Cuộc cách mạng số thức đang làm thay đổi mọi thứ cũng như cuộc cách mạng công nghiệp đã làm thay đổi thế giới một thế kỉ trước đây. Tuy nhiên, ở các nước đang phát triển nhiều doanh nghiệp nhỏ vẫn đang vận hành theo cùng cách từng hàng trăm năm nay mà không áp dụng công nghệ. Nhiều người chủ không thấy nhu cầu dùng công nghệ và một số không nghĩ họ có thể đảm đương được nó.

Với toàn cầu hoá, cạnh tranh là dữ dội và thường xảy ra nhanh chóng. Trong vài năm qua, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã bị quét đi bởi các công ti toàn cầu mạnh hơn và lớn hơn. Một người chủ công ti nhỏ phàn nàn: “Tôi đã làm kinh doanh trong 35 năm, tôi biết mọi khách hàng của tôi và có quan hệ tốt với họ nhưng tôi không thể cạnh tranh được với Wal-Mart, công ti bán lẻ lớn nhất thế giới. Họ chuyển tới đây và đẩy tất cả các công ti địa phương ra.” Bằng chứng là hiển nhiên, khi các dây chuyền cửa hàng ăn nhanh như McDonald, KFC, Taco Bell, Burger King, Pizza Hut hay Starbucks tới, phần lớn các nhà hàng và tiệm cà phê mất kinh doanh. Theo một báo cáo toàn cầu, hàng triệu doanh nghiệp nhỏ đã nộp đơn xin phá sản bởi vì họ không thể cạnh tranh được. Khi kinh doanh của họ không còn sinh lời nữa, họ không thể trả được các khoản vay ngân hàng. Tình huống này cũng kéo nhiều ngân hàng vào phá sản và để nhiều người mất việc.

Để sống còn, các doanh nghiệp nhỏ cần dùng công nghệ để hiệu quả hơn để cho họ có thể tự phòng thủ được. Điều đó nghĩa là họ cần thuê người được đào tạo trong công nghệ thông tin để giúp những người chủ doanh nghiệp và người quản lí hiểu năng lực của công nghệ trong hỗ trợ kinh doanh của công ti. Vai trò của người quản lí CNTT là phát triển và triển khai chiến lược CNTT và thúc đẩy công nghệ cho ưu thế cạnh tranh. Trong môi trường cạnh tranh kinh doanh này, mọi công ti đều cần có chiến lược CNTT như một phần của chiến lược kinh doanh.

Đa số những người quản lí CNTT đều bắt nguồn từ Quản lí hệ thông tin (ISM) hay Thạc sĩ quản trị kinh doanh trong công nghệ thông tin (MBA-IT) nơi họ được đào tạo trong phát triển chiến lược CNTT và và thực thi. Theo báo cáo công nghiệp, nhu cầu về những người có kĩ năng này là rất cao đặc biệt cho các công ti nhỏ ở các nước đang phát triển. Thực hiện công nghệ thông tin trong công ti nhỏ là dễ hơn nhiều so với công ti lớn bởi vì kích cỡ nhỏ làm cho trao đổi và cộng tác ngang qua các đơn vị nghiệp vụ là dễ dàng hơn. Người quản lí CNTT phải có khả năng giải thích các hành động công nghệ theo thuật ngữ doanh nghiệp để cho người quản lí doanh nghiệp có thể hiểu được. (Đây là lí do tại sao người tốt nghiệp khoa học máy tính hay kĩ nghệ phần mềm thường KHÔNG phù hợp cho việc làm này.) Chẳng hạn, bằng việc tự động hoá qui trình doanh nghiệp, công ti có thể làm mọi thứ nhanh hơn và tốt hơn, giảm quan liêu, và dư thừa; bằng việc dùng cơ sở dữ liệu, người quản lí có thể lưu giữ và truy lục thông tin nhanh hơn và giảm chi phí; bằng việc có hệ thống CNTT xử lí mọi dữ liệu, điều đó dễ hơn là tiến hành gửi thông tin từ chỗ này sang chỗ khác trong đa dạng dạng thức; bằng việc dùng trinh sát doanh nghiệp, người quản lí có thể ra quyết định dựa trên sự kiện thay vì trực giác và khử bỏ lỗi. Vì người tốt nghiệp ISM được đào tạo trong cả kĩ năng kĩ thuật và doanh nghiệp, họ có thể làm việc dịch chuyển này tương đối dễ dàng. Ngày nay người tốt nghiệp ISM với những kĩ năng này được tìm nhiều và thường dễ dàng đi lên nhanh hơn trong công ti.

Để thúc bẩy công nghệ cho tính hiệu quả doanh nghiệp, người quản lí CNTT phải bắt đầu với “cái nhìn kiến trúc” để tránh chi phí tích hợp cao và triển khai tương lai tốn kém. Bằng việc có tri thức về tính toán mây, người quản lí CNTT giỏi sẽ xem xét tuỳ chọn này thay vì mua trang thiết bị tốn kém như bước đầu tiên để triển khai công nghệ. Trong quá khứ, người chủ công ti thường phạm sai lầm bằng việc mua các hệ thống CNTT phức tạp điều yêu cầu bảo trì tốn kém do đó không đạt tới giá trị mong đợi từ đầu tư CNTT của họ. Cùng ý tưởng này có thể được áp dụng cho phát triển trong nhà và ứng dụng được khoán ngoài nữa. Trong quá khứ, người chủ công ti thường thuê công nhân CNTT mà không hiểu cái gì nên được làm ở nhà và cái gì có thể được khoán ngoài và các chi phí CNTT tốn kém phải chịu. Bằng việc có tri thức về triển khai CNTT, người quản lí CNTT giỏi sẽ ra quyết định dựa trên chiến lược khoán ngoài để giúp cho công ti cải tiến hiệu quả, giảm chi phí, và có khả năng vẫn còn cạnh tranh trong thế giới được toàn cầu hoá này.

Sinh viên ISM được đào tạo về giá trị doanh nghiệp của CNTT và cách thực thi chiến lược CNTT để hỗ trợ cho doanh nghiệp. Họ học cách lập kế hoạch chiến lược CNTT, xây dựng các ứng dụng, xác định các qui trình, phát triển kết cấu nền để chuẩn bị cho công ti với những thay đổi phía trước. Việc thực hiện thành công tuỳ thuộc vào kĩ năng của họ để phát triển chiến lược CNTT vì nó phải được gióng thẳng với các mục tiêu doanh nghiệp và được móc nối chặt chẽ với hoạt động mọi ngày. Kĩ năng của họ trong kiến trúc sẽ cho phép họ thiết kế hệ thông tin linh hoạt nơi một số phần có thể được đặt vào khu vực tính toán mây và một số phần có thể được đặt trong nhà. Sinh viên ISM học cách tổ chức nhóm CNTT có năng lực mà có thể hỗ trợ cho kinh doanh của công ti. Khi tất cả những yếu tố này được tích hợp, công ti nhỏ có thể đạt tới thành công doanh nghiệp của họ và có khả năng cạnh tranh với những người cạnh tranh lớn hơn.

Doanh nghiệp nhỏ phải lập kế hoạch cho các mục đích dài hạn và chấp nhận CNTT để làm tăng tính hiệu quả, giản phế thải, dư thừa và thiết lập các qui trình cần thiết để đạt tới mục đích doanh nghiệp. Bằng việc KHÔNG xem xét chấp nhận CNTT vào lúc này hay để trễ cho tới khi họ bị buộc phải phản ứng với thay đổi thị trường là tốn kém, và không thể làm tốt. Ngày nay doanh nghiệp nhỏ có chọn lựa: Chấp nhận CNTT để có ưu thế cạnh tranh hay thất bại không cạnh tranh được và sẵn sàng nộp đơn xin phá sản.

 

—Englíh version—

 

Information System Management in small company

Today Information Technology (IT) has become part of every business and a key driver for the economy. The Digital Revolution is changing everything just like the Industrial Revolution has changed the world a century ago. However, in developing countries many small businesses are still operating the same way for hundred years without applying technology. Many owners do not see the need of using technology and some do not think they can afford it.

With globalization, competition is fierce and often happens quickly. In the past few years, many small businesses were being wiped out by larger and more powerful global companies. A small company owner complained: “I have been doing business for 35 years, I know all of my customers and have good relationship with them but I cannot compete with Wal-Mart, the largest retail company in the world. They move here and pushed out all local companies.” The evident is obvious, when fast food chains like McDonald, KFC, Taco Bell, Burger King, Pizza Hut or Starbucks came, most restaurants and coffee shops went out of business. According to a global report, millions of small businesses have filed for bankruptcy because they could not compete. As their business was no longer profitable, they could not pay off their bank loans. This situation also pulled down many banks into bankruptcy too and put a lot of people out of work.

To survive, small businesses need to use technology to be more efficient so they can defend themselves. It means they need to hire people who are trained in information technology to help business owners and managers understand the capability of technology in supporting the company’s business. The role of the IT manager is to develop and deploy an IT strategy to leverage technology for competitive advantage. In this business competitive environment, every company needs to have an IT strategy as part of the business strategy.

The majority of IT managers are coming from the Information System Management (ISM) or Master of Business Administration in Information technology (MBA-IT) where they are trained in IT strategy development and execution. According to the industry report, the demand for people with these skills is very high especially for small companies in developing countries. Implementing information technology in a small company is much easier than large company because of the small size which makes communication and collaboration across business units easier. IT managers must be able to explain technology actions in business terms so business managers can understand. (This is why computer science or software engineering graduates are often NOT suitable for this job.) For example, by automate the business process, the company can do things faster and better, reduce bureaucracy, and redundancy; by using database, managers can store and retrieve information faster and reduce costs; by having IT system to process all data, it is easier to expedite information from one place to another in variety of forms; by using business intelligent, managers can make decisions based on facts rather than intuition and eliminate errors. Since ISM graduates are trained in both technical and business skills, they can make this translation relatively easy. Today ISM graduates with these skills are highly sought after and often eligible to move up faster within the company.

To leverage technology for business efficiency, IT managers must start with an “architectural view” to avoid high integration costs and expensive future deployments. By having the knowledge of cloud computing, a good IT manager will consider this option rather than buying expensive equipment as the first step to deploy technology. In the past, company owners often make mistakes by buying sophisticated IT systems which require expensive maintenance therefore do not achieve the expected value from their IT investments. The same idea can be applied to in-house development and outsourced applications too. In the past, company owners often hire IT workers without understand what should be done in house and what could be outsourced and incurred expensive IT costs. By having knowledge of IT deployment, good IT manager will make decision based on an outsourcing strategy to help companies to improve efficiency, reduce costs, and be able to remain competitive in this globalized world.

ISM students are trained in the business value of IT and how to execute the IT strategy to support the business. They learn how to plan IT strategy, build applications, define processes, develop infrastructure to prepare the company for the challenges ahead. Successfully implementation depends on their skills to develop IT strategy as it must be aligned with business objectives and closely linked to everyday activities. Their skills in architecture will allow them to design a flexible information system where some parts can be placed in cloud computing area and some can be placed in-house. ISM students learn how to organize a competent IT group that can support the business of the company. When all of these factors are integrated, small company can achieve their business success and be able to compete with larger competitors.

Small business must plan for long-term goals and adopt IT to increase efficiency, reduce wastes, redundancy and establish the necessary processes to achieve business goals. By NOT consider the adoption of IT at this time or delay until they are forced to in react to a market change is costly, and impossible to do well. Today small business has a choice: Adopting IT for competitive advantage or fail to compete and ready to file for bankruptcy.