Một người quản lí viết cho tôi: “Là người quản lí, tôi chịu trách nhiệm cho nhiều dự án trong công ti của tôi. Đào tạo về quản lí dự án của tôi chỉ hội tụ vào một dự án mỗi lúc cho nên tôi lo rằng tôi không thể làm được việc này cho tốt. Xin thầy lời khuyên.”
Đáp: Điều đó là thách thức đấy, việc quản lí nhiều dự án đồng thời, nhưng nó có thể làm được. Đầu tiên, bạn phải giữ cho mọi dự án tách bạch bởi vì nếu bạn trộn lẫn chúng, bạn sẽ bị rối. Thứ hai, bạn phải không phân cùng người làm việc trên các dự án khác nhau cùng lúc vì điều đó sẽ tạo ra nhiều rối ren hơn. Thứ ba, phải chắc rằng bạn giữ cho mọi dự án tách bạch trên máy tính của bạn, nếu không bạn sẽ phạm phải sai lầm.
Bạn nên đặt ưu tiên trên những dự án này dựa trên cái nào sẽ cần nhiều chú ý hơn dự án khác. Bạn nên lập kế hoạch cho từng dự án một cách tách biệt, làm tài liệu chúng rõ ràng rồi tuân theo các bản kế hoạch dự án này một cách chặt chẽ. Bạn phải ý thức về cái gì cần được làm trên từng dự án trên cơ sở hàng ngày. Nếu bạn hội tụ quá nhiều vào một dự án mà bỏ qua các dự án khác, bạn có thể cho phép mọi sự tuột ra ngoài kiểm soát. Vì từng dự án đều có lịch biểu khác nhau, bạn phải tuân theo chúng một cách cẩn thận và cố giữ cân bằng thời gian của bạn trên từng dự án dựa trên ưu tiên của bạn.
Điều quan trọng nhất là quản lí thời gian của bạn một cách hiệu quả khi quản lí nhiều dự án đồng thời. Nếu bạn không làm điều đó, bạn sẽ lâm vào thế khó xử khi có nhiều trong các dự án đó trở nên khẩn cấp đồng thời. Để tránh điều này, bạn phải giữ ngày tháng cho từng pha của từng dự án xa nhất có thể được. Không thể nào kiểm điểm nhiều dự án vào cùng một ngày, không thể nào ra quyết định đúng khi bạn giải quyết với nhiều vấn đề khẩn cấp.
Là người quản lí nhiều dự án, bạn không thể tự mình làm mọi thứ cho nên bạn phải dựa trên những người lãnh đạo kĩ thuật khác để giúp cho bạn. Bạn phải học cách uỷ quyền một số nhiệm vụ cho họ vì điều đó sẽ làm cho sự việc dễ dàng hơn cho bạn và nó sẽ cho những người lãnh đạo kĩ thuật của bạn cơ hội học các kĩ năng quản lí dự án. Khi bạn chia các nhiệm vụ cho từng dự án, bạn phải quyết định nhiệm vụ nào là quan trọng mà bạn phải quản lí và nhiệm vụ nào nên được phân công cho những người lãnh đạo kĩ thuật. Bạn phải uỷ quyền sớm để cho họ có thể bắt đầu giúp bạn lúc bắt đầu của những dự án này. Bạn có thể quản lí hiệu quả với các công việc được uỷ quyền và nó có thể biến thành giải pháp lí tưởng cho mọi người.
—-English version—-
Managing several projects
A manager wrote to me: “As a manager, I am responsible for several projects in my company. My project management training only focuses on one project at a time so I am worry that I cannot do a good job. Please advice.”
Answer: It is a challenge to be a manager for several projects at the same time but it can be done. First, you should keep all projects separately because if you mix them up, you will be confused. Second, you should not assign people to work on different projects at the same time as it will create more confusion. Third, make sure that you keep all projects separately on your computer; else you will make mistakes.
You should set priority on these projects based on which ones will need more attention than others. You should plan each project separately, document them clearly then follow these project plans closely. You must be conscious about what needs to be done on each project on a daily basis. If you focus too much on one project but ignore others, you may allow things to get out of control. Since each project has different schedules, you must follow them carefully and try to balance your time on each project based on your priority.
The most important thing is to manage your time effectively when managing several projects at the same time. If you fail to do that, you will get into the dilemma of having more than one of those projects becoming urgent simultaneously. To avoid this, you must keep the dates for each phases of each project as far as apart as possible. It is impossible to review several projects on the same day, it is impossible to make the right decision when you are dealing with many emergency issues.
As a manager of several projects, you cannot do everything by yourself so you must rely on other technical leads to help you. You must learn how to delegate some tasks to them as it will make thing easier for you and it will give your technical leads the opportunity to learn project management skills. As you breakdown tasks for each project, you must decide which ones are important that you must manage and which ones should be assigned to the technical leads. You must delegate early so they can start helping you in the beginning of these projects. You can manage effectively with the delegated works and it could turn out to be the ideal solution for everybody.